Privacyverklaring

1 Inleiding

Vizion Digital Agency V.O.F., gevestigd aan de Oleanderlaan 20, 1171 ZZ Badhoevedorp, hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van klanten, websitebezoekers, zakelijke contacten, leveranciers en andere personen met wie wij contact hebben.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

Vizion Digital Agency levert haar diensten uitsluitend aan zakelijke klanten. Toch kunnen wij persoonsgegevens verwerken van natuurlijke personen, zoals contactpersonen bij bedrijven, eenmanszaken, websitebezoekers en zakelijke relaties.

2 Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring is:

• Bedrijfsnaam: Vizion Digital Agency V.O.F.
• Rechtsvorm: Vennootschap onder firma
• Adres: Oleanderlaan 20, 1171 ZZ Badhoevedorp
• KvK-nummer: 99390892
• Btw-nummer: NL868968985B01
• E-mailadres privacyvragen: info@viziondigitalagency.nl
• Telefoonnummer: +31 6 40849831
• Website: www.viziondigitalagency.nl

3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Vizion Digital Agency verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten en persoonsgegevens die ontstaan bij het gebruik van onze website of communicatiekanalen.

Wij verwerken onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Offerte- en klantgegevens: gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachten, overeenkomsten en klantbeheer, zoals naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en gegevens over de afgenomen diensten.
• Administratieve en betalingsgegevens: factuurgegevens, betalingsstatus, incassomachtigingen en gegevens die nodig zijn voor onze financiële administratie.
• Projectgegevens: gegevens en materialen die klanten aan ons verstrekken voor de uitvoering van een project, zoals teksten, afbeeldingen, logo’s, huisstijlbestanden, websitecontent, foto’s, video’s en andere projectbestanden.
• Technische beheergegevens: technische gegevens die nodig zijn om websites, webshops, apps, systemen, hosting, domeinen, databases of e-mailomgevingen te ontwikkelen, beheren, onderhouden of over te dragen.
• Communicatiegegevens: informatie uit communicatie via e-mail, WhatsApp, telefoon of andere zakelijke communicatiekanalen.
• Websitegegevens: technische en analytische gegevens bij bezoek aan onze website, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, bezochte pagina’s, klikgedrag en gegevens over cookievoorkeuren.
• Gegevens in klantomgevingen: bij hosting, onderhoud of support kunnen wij technisch toegang hebben tot persoonsgegevens die via klantwebsites of klantomgevingen worden verwerkt, zoals contactformuliergegevens, sollicitatieformulieren of databasegegevens.

4 Geen bijzondere persoonsgegevens

Wij hebben niet de intentie om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gezondheidsgegevens, Burgerservicenummers of andere gevoelige gegevens. Wij vragen klanten en websitebezoekers om dergelijke gegevens niet aan ons te verstrekken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en daarover vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt.

Wanneer klanten bijzondere persoonsgegevens in hun eigen website, database of systeem verwerken, zijn zij daarvoor in beginsel zelf verantwoordelijk. Vizion Digital Agency verwerkt dergelijke gegevens alleen voor zover dit technisch noodzakelijk is voor de uitvoering van hosting, onderhoud, support of andere overeengekomen werkzaamheden.

5 Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde en duidelijke doeleinden. Per doel geldt een AVG-grondslag.

1. Dienstverlening en uitvoering van opdrachten: voor het maken van offertes, het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, het ontwikkelen van websites, webshops, apps en systemen, en het leveren van hosting, onderhoud, support en technisch beheer.
   1. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
2. Contact en communicatie: voor het beantwoorden van vragen, het afhandelen van contactformulierinzendingen, projectcommunicatie en klantcontact.
   1. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.
3. Administratie, facturatie en incasso: voor het opstellen en verzenden van facturen, het verwerken van betalingen, het beheren van incassomachtigingen en het voeren van onze financiële administratie.
   1. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
4. Hosting, onderhoud en technisch beheer: voor het beheren, beveiligen, onderhouden, back-uppen of overdragen van websites, databases, domeinen, hostingomgevingen en e-mailomgevingen.
   1. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
5. Websitebezoek en cookies: voor het goed laten werken van onze website, het analyseren van websitegebruik, het beheren van cookievoorkeuren en het verbeteren van onze online vindbaarheid en dienstverlening.
   1. Grondslag: gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke en functionele verwerkingen. Voor cookies of tracking waarvoor toestemming vereist is, is de grondslag toestemming.
6. Marketing, portfolio en zakelijke acquisitie: voor het tonen van klantlogo’s, cases, screenshots of links naar opgeleverde projecten en het benaderen van zakelijke contacten met relevante informatie over onze diensten.
   1. Grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van de situatie.
7. Beveiliging en fraudepreventie: voor het beveiligen van onze systemen, klantomgevingen en administratieve processen.
   1. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

6 Contactformulier

Via het contactformulier op onze website vragen wij om naam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste dienst en een bericht. Bij de gewenste dienst kan bijvoorbeeld worden gekozen voor website, webshop, app of systeem.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag of bericht te behandelen en contact met u op te nemen.

Wanneer uit het contact geen klantrelatie of overeenkomst voortvloeit, bewaren wij contactformuliergegevens maximaal 3 maanden na het laatste contact. Wanneer uit het contact wel een klantrelatie of overeenkomst voortvloeit, kunnen gegevens langer worden bewaard voor de uitvoering van de overeenkomst, administratie of het afhandelen van eventuele vragen of geschillen.

7 Klantprojecten en technische toegang

Voor de uitvoering van onze diensten kunnen klanten projectbestanden, content, technische gegevens en toegangsgegevens aan ons verstrekken. Denk aan teksten, afbeeldingen, logo’s, huisstijlbestanden, websitecontent, foto’s, video’s, oude e-mailinloggegevens, verhuiscodes, hostinggegevens, domeingegevens of andere technische informatie.

Oude e-mailinloggegevens die uitsluitend worden verstrekt om een back-up te maken, e-mail over te zetten of een domeinverhuizing uit te voeren, worden na livegang of afronding van de overdracht verwijderd of vernietigd.

Zakelijke e-mailinloggegevens die wij voor klanten aanmaken, worden na afgifte aan de klant vernietigd, tenzij beheer daarvan onderdeel is van de overeengekomen dienstverlening.

Technische toegangsgegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de opdracht, support, hosting, onderhoud, beveiliging of overdracht.

8 Hosting, onderhoud en back-ups

Vizion Digital Agency kan hosting, technisch beheer, onderhoud, back-ups, domeinbeheer en zakelijke e-mailomgevingen verzorgen.

Voor hosting, databases en back-ups maken wij gebruik van Hostinger. Voor domeinen en zakelijke e-mailomgevingen maken wij gebruik van TransIP, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Wanneer een klant gebruikmaakt van ons technisch beheerabonnement, maken wij periodiek back-ups en voeren wij onderhoud uit om de veiligheid en continuïteit van de digitale omgeving te waarborgen.

Wanneer een klant geen technisch beheer- of onderhoudsabonnement afneemt, wordt de website, webshop, app of het systeem na oplevering of overdracht beheerd op de door de klant gewenste omgeving. Vanaf dat moment is de klant zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van updates, back-ups, beveiligingsmaatregelen en technisch beheer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Back-ups worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor hosting, onderhoud, support, beveiliging of herstelwerkzaamheden binnen de overeengekomen dienstverlening.

9 Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

• Contactformuliergegevens zonder klantrelatie: maximaal 3 maanden na het laatste contact.
• Offerte- en klantgegevens: zolang noodzakelijk voor het offerteproces, de overeenkomst, klantrelatie, administratie of eventuele geschillen.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Communicatiegegevens: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, klantrelatie, support, administratie of afhandeling van vragen of geschillen.
• Technische toegangsgegevens: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, hosting, onderhoud, support of overdracht. Wanneer een klant niet langer bij ons in beheer is, verwijderen wij technische toegangsgegevens voor zover deze niet langer noodzakelijk zijn.
• Oude e-mailinloggegevens voor migratie of overdracht: deze worden na livegang of afronding van de overdracht verwijderd of vernietigd.
• Projectbestanden en back-ups: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, hosting, onderhoud, support, beveiliging of oplevering.
• Cookie- en websitegegevens: volgens de bewaartermijnen zoals vermeld in ons cookiebeleid.

10 Sollicitaties

Vizion Digital Agency heeft op dit moment geen openstaande vacatures en verwerkt op dit moment geen sollicitaties via de website.

Wanneer wij in de toekomst sollicitaties ontvangen, zullen wij de persoonsgegevens van sollicitanten uitsluitend gebruiken voor de sollicitatieprocedure en niet langer bewaren dan noodzakelijk. Indien nodig wordt deze privacyverklaring daarop aangepast.

11 Websitebezoek en cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Deze worden gebruikt om de website goed te laten functioneren, het gebruik van de website te analyseren, cookievoorkeuren te beheren en onze online vindbaarheid en dienstverlening te verbeteren.

Wij kunnen hiervoor gebruikmaken van onder andere Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console, Complianz en, wanneer actief ingezet, Google Ads.

Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals bepaalde analytische, advertentie- of trackingcookies, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken.

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken, de betrokken partijen, doelen en bewaartermijnen vindt u in ons cookiebeleid.

12 Delen van persoonsgegevens met derden

Vizion Digital Agency verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, administratie, beveiliging, websitefunctionaliteit of wettelijke verplichtingen.

Wij maken onder andere gebruik van:

• Hosting- en domeinpartijen: Hostinger en TransIP.
• Administratieve en betaaldienstverleners: MoneyBird en Adyen.
• E-mail- en kantoorsoftware: Microsoft 365 en OneDrive.
• Wachtwoordbeheer en beveiliging: ProtonPass.
• Website- en analysetools: Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console en Complianz.
• Digitale ondertekening en administratie: MoneyBird.
• Socialmediaplatforms: Instagram en LinkedIn.
• Overige partijen: banken, betaaldienstverleners, accountants of overheidsinstanties wanneer dit nodig of wettelijk verplicht is.

Wanneer externe partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig afspraken om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Sommige derde partijen verwerken persoonsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval is ook de privacyverklaring van die partij van toepassing.

13 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld bij internationale software-, cloud-, analyse- of marketingdiensten.

Wanneer sprake is van doorgifte buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit, het EU-U.S. Data Privacy Framework of modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

14 Beveiliging van persoonsgegevens

Vizion Digital Agency neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Wij nemen onder andere de volgende maatregelen:

• gebruik van SSL/HTTPS;
• sterke wachtwoorden;
• gebruik van passkeys waar mogelijk;
• tweestapsverificatie waar mogelijk;
• opslag van wachtwoorden in ProtonPass;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens en klantomgevingen;
• gebruik van beveiligde e-mail- en cloudomgevingen;
• periodieke back-ups bij klanten met een technisch beheerabonnement;
• vernietiging van e-mailinloggegevens na afgifte of migratie wanneer deze niet langer nodig zijn.

Wij geven klantgegevens of technische toegangen alleen vrij wanneer de klant daarom vraagt, daarvoor toestemming geeft of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

15 Datalekken

Wanneer sprake is van een datalek, beoordelen wij of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen noodzakelijk is. Indien een melding wettelijk verplicht is, doen wij dit binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

16 Geautomatiseerde besluitvorming

Vizion Digital Agency neemt geen besluiten op basis van volledig geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen.

17 Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van minderjarigen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of voogd.

Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder ouderlijke toestemming persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@viziondigitalagency.nl. Dan zullen wij deze gegevens verwijderen voor zover wij daartoe verplicht zijn.

18 Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
• recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek indienen via info@viziondigitalagency.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wanneer wij om een kopie van uw identiteitsbewijs vragen, verzoeken wij u uw pasfoto, MRZ, paspoortnummer en Burgerservicenummer zwart te maken ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek. In sommige gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

19 Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@viziondigitalagency.nl. Wij proberen uw klacht zorgvuldig en zo snel mogelijk op te lossen.

Als u er met ons niet uitkomt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20 Wijzigingen van deze privacyverklaring

Vizion Digital Agency kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

21 Contact

• Vizion Digital Agency V.O.F.
• Adres: Oleanderlaan 20, 1171 ZZ Badhoevedorp
• KvK: 99390892
• BTW: NL868968985B01
• E-mail: info@viziondigitalagency.nl
• Telefoon: +31 6 40849831
• Website: www.viziondigitalagency.nl