Privacyverklaring

1 Inleiding

Vizion Digital Agency VOF, gevestigd aan de Oleanderlaan 20, 1171 ZZ Badhoevedorp, hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van haar klanten, websitebezoekers en zakelijke contacten. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2 Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Bedrijfsnaam: Vizion Digital Agency
• VOF Rechtsvorm: Vennootschap onder firma (VOF)
• Adres: Oleanderlaan 20, 1171 ZZ Badhoevedorp
• Kamer van Koophandel (KvK): 99390892
• Btw-nummer: NL868968985B01
• E-mailadres voor privacy vragen: info@viziondigitalagency.nl

3 Welke gegevens verzamelen wij?

Vizion Digital Agency verwerkt persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij een offerteaanvraag, het aangaan van een overeenkomst of via contactformulieren. Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of BSN), tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de opdracht en wij hierover expliciete afspraken hebben gemaakt.

Wij verwerken de volgende categorieën:

• Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Contractgegevens: gegevens over de overeenkomst, factuurgegevens, betalingsgeschiedenis en bankrekeningnummer.
• Technische Beheergegevens: Gegevens die wij genereren of beheren om uw diensten technisch te laten functioneren, zoals de beheerdersaccount van uw website.
• Communicatiegegevens: informatie uit correspondentie (e-mail, Trello).
• Websitegebruik: IP-adres, browsergegevens, bezochte pagina’s (zie ons separate cookiebeleid).

4 Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van deze AVG-grondslagen:

1. Dienstverlening: Ontwikkeling, hosting en onderhoud.
   1. Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
2. Administratie: Facturatie en belastingaangifte.
   1. Grondslag: Wettelijke verplichting.
3. Communicatie & Support: Informeren over projecten en beantwoorden van vragen.
   1. Grondslag: Gerechtvaardigd belang en uitvoering overeenkomst.
4. Marketing: Tonen van portfolio op social-media of versturen van updates.
   1. Grondslag: Toestemming (die u altijd kunt intrekken) of gerechtvaardigd belang.

5 Geautomatiseerde besluitvorming

Vizion Digital Agency neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (algoritmes) over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

6 Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Contractgegevens en facturen: minimaal 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
• Communicatiegegevens: tot 2 jaar na beëindiging van de klantrelatie, tenzij relevant voor een geschil of lopend onderhoud.
• Technische inloggegevens: zolang het onderhouds- of hostingcontract actief is; daarna worden deze verwijderd of overgedragen aan de klant.

7 Delen met derden

Vizion Digital Agency verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering (verwerkers). Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.

Wij maken onder andere gebruik van:

• Hosting & Domeinen: Hostinger, TransIP
• Boekhouding & Bank: MoneyBird en Adyen
• Tools: Elementor Pro, Royal Elementor Addons, Instagram en LinkedIn

Doorgifte buiten de EU Sommige van onze leveranciers (zoals Trello/Atlassian en bepaalde hostingdiensten) zijn gevestigd of hebben servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij geven gegevens alleen door als het beschermingsniveau passend is. Dit waarborgen wij door gebruik te maken van partijen die gecertificeerd zijn onder geldende adequaatheidsbesluiten (zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework) of door het hanteren van de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

8 Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, waaronder:

• SSL-beveiliging (https) van websites.
• Beveiligde toegang tot administratieve accounts met sterke wachtwoorden.
• Updates en back-ups (Onderhoudscontract): Aangezien klanten geen toegang hebben tot de technische beheeromgeving (back-end), zijn updates en back-ups uitsluitend mogelijk via een onderhoudscontract. Wij raden dit ten zeerste aan voor de beveiliging. Indien er geen onderhoudscontract is afgesloten, worden er geen updates uitgevoerd. Vizion Digtal Agency is in dat geval niet aansprakelijk voor datalekken, hacks of schade die ontstaan door verouderde software.

Meldplicht datalekken: Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van een datalek, dan zullen wij dit conform de AVG binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij u, indien de aard van het lek dit vereist.

9 Minderjarigen

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet altijd controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

10 Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens.
• Recht op dataportabiliteit (uw gegevens overdragen).
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze in te trekken.

Identificatie bij verzoeken: Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (strook met nummers), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

11 Klachten en contact

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@viziondigitalagency.nl. Indien wij er samen niet uitkomen, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.